Timeboxing ¿Qué es y por qué es tan importante?
Por: Gonzalo Amuchastegui Mayoral
Un poco de contexto
En artículos pasados hice referencia y mucho hincapié en la diferencia entre avance e incremento.
Soy un fiel creyente en la idea de terminar cosas por sobre avanzar en muchas. Esto no significa que me salga a la perfección en mis cosas, sí creo que siendo consciente de esto se está más cerca de donde queremos estar, que yendo en piloto automático.
Ahora bien, no les pasa que hay personas que nunca sabes para cuando van a tener terminado algo? O porque les cuesta estimar el esfuerzo que les lleva o mismo porque no son conscientes de la cantidad de cosas que hacen al mismo tiempo que generan que tarden más de lo esperado.
Por otro lado también hay gente que le cuesta terminar cosas porque creen que siempre puede estar mejor. Yo diría que bueno es mejor que perfecto pero no terminado.
Timeboxing
Scrum utiliza un concepto que considera fundamental, timebox. Ahora bien, ¿qué es timebox? Es el tiempo de duración de algo (ej: reunión, entrega) del cual al estar definido, todos somos conscientes. En ese tiempo nos ponemos de acuerdo en lo que esperamos como resultado y trabajamos en pos de ello.
Para que el resultado sea un éxito, es importante que lo que haya que hacer tenga una definición clara y un alcance determinado, manteniendo así mismas expectativas entre todos los integrantes.
Un ejemplo de timebox en scrum son los sprints. Los sprints son un período de tiempo determinado. Puede ser entre 1 a 4 semanas. En @Amalgama.co usamos 2 semanas como el tiempo más apropiado para un sprint. Ni un día más ni un día menos.
¿Por qué? Justamente si estuviéramos cambiando la duración del sprint frecuentemente, no estaríamos haciendo timeboxing. Cuando el tiempo para entregar algo es libre y no se tiene un día específico para terminarlo, suele generarse lo que se llama la regla del 90% (se dicen frases como: “lo tengo casi terminado” ¿Cuántas veces escucharon esto?, a mi me molesta y mucho). O lo que suele pasarle a la muchos, dejan todo hacia el final.
¿Para qué sirve el timebox?
Scrum, definiendo sprints ayuda a que los equipos se mantengan trabajando en un alto grado de intensidad (sostenible). Por otro lado ayuda mucho al foco ya que las personas se comprometen a tareas definidas.
El timebox, para producir, sirve justamente para que no dejemos para el final el trabajo a hacer. ¿Quien no dejó para la última semana el material a estudiar para un examen? Bueno, justamente, el timeboxing, apuntado a producción lo que busca es que tengas incremento constantemente, finalizando cada iteración. Imaginate si te tomasen examen cada dos semanas sobre los temas vistos en dicho período, sería intenso es verdad, pero creo que nadie negaría que llegado el final del cuatrimestre estaríamos mucho mejor preparados para el examen final, no?
En cuanto a reuniones, el timebox ayuda a respetar el tiempo de las personas, el tiempo de otros compromisos que puedan tener. No solo es importante para vos, sino también para los demás. Evitemos ineficiencias en el resto.
También ayuda a que se tenga foco para lograr el objetivo de la reunión. ¿Quién no estuvo en reuniones en las que se tenían que trabajar digamos 2 temas en 1 hora de reunión, y pasados 50 minutos todavía no se había terminado el 1er tema? Bueno, justamente, si tuviésemos timeboxing, se define cuanto tiempo se le va a dedicar a cada tema, y queda claro para todos.
Conclusión
La gente suele tomarse más tiempo en hacer las cosas que las que posiblemente les debería tomar. Esto se da por distintas razones entre las que destacamos el hecho de dejar las cosas para el final, no saber estimar, hacer muchas cosas al mismo tiempo, o la necesidad de que lo que estamos haciendo esté un poco mejor.
El timebox nos ayuda a tener expectativas alineadas, en respetarnos el tiempo los unos a los otros, y en lograr tener terminadas las cosas que nos comprometemos en un tiempo determinado manteniendo una alta intensidad de trabajo (sostenible).
Es una herramienta que ayuda mucho a disminuir ineficiencias, y evitar reuniones prolongadas, entregas a destiempo. Nos ayuda a organizar mejor nuestro tiempo y nuestros compromisos.
Por: Gonzalo Amuchastegui Mayoral
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