Terminá y después empezá

By: Gonzalo Amuchastegui Mayoral

Un poco de contexto.

Que trabajes duro no significa que estés siendo productivo. Mucha gente siente la necesidad de estar “a mil” para pensar que son productivos. De hecho, cuando ven personas que no están en su sintonía suelen decir cosas como: “podrían producir más” o “son vagos”.

El punto es, no importa que tan duro trabajes, lo importante es cómo lo haces. Y ojo, esto no significa que no hay que trabajar duro. Simplemente que el hecho de que lo hagas no te garantiza que estés siendo productivo. De hecho, es muy probable que no lo estés siendo.

Lo que suele pasar es que la gente no tiene método, o cree tenerlos, y trabaja en muchas cosas al mismo tiempo, responde mails mientras que tienen una conversación, mira el teléfono mientras están en una reunión o habla por teléfono mientras hace las compras del supermercado.

En el pasado nos vendieron que el multitasking era el skill a generar para lograr ser los managers del siglo XXI. Nunca nadie nos dijo que el multitasking, hace que entreguemos menos y peor, que tardemos más en hacerlo.

Para mejorar nuestra productividad tenemos que trabajar sobre el work in progress.

Work in progress

WIP significa toda aquella tarea, proyecto, que comenzó y aún no fue terminado. La gente, los equipos, suelen trabajar en muchas cosas al mismo tiempo. ¿Por qué? Justamente porque necesitan la sensación de estar a mil para satisfacer su necesidad de sentirse productivos.

Otro de los por qué es, que managers o clientes nos pidan que arranquemos algo ya. Más adelante van a ver que esto no tiene sentido alguno. Sin embargo, no sabemos decir que NO, y no sabemos explicar el porqué.

Arrancar antes no significa que lo entregarás antes, significa que lo entregarás después! Increíble, ¿No?

Veamos como funciona esto. Dijimos que wip significa todo aquello que comienza y aún no termina. Pueden ser varios estadíos. Ahí es cuando se vuelve más complejo. Ahora bien, imaginémonos un ejemplo simple, si yo tengo 3 tareas a realizar, que cada 1 me toma aproximadamente 1 semana en producirse, en caso de trabajar en 1 cosa a la vez, al finalizar la 1ra semana tendría terminada la tarea 1, al finalizar la segunda semana tendría terminada la tarea 2, y finalizada la 3ra semana tendría finalizada la tarea 3.

Lo que suele pasar es que las personas y los equipos hacen lo que se llama task switching. Ese task switching tiene 2 efectos. Por un lado, tenemos el context switching, que hace referencia al tiempo que perdemos por frenar, entrar en una nueva tarea, entender que hay que hacer, luego volver a la tarea original, recordar donde se estaba y porqué se había hecho tal o cual cosa. Este efecto es el que hace que hasta nos demoremos más tiempo en hacer las cosas porque hay tiempos muertos, tiempos para volver a entrar en concentración, etc.

El segundo efecto es que a mayor wip, más tarde terminamos las cosas. Volvamos al ejemplo de las 3 tareas que cada una toma 1 semana. Imaginémonos que trabajamos en la tarea 1 el 1er día, al 2do día trabajamos sobre la tarea 2, al tercer día trabajamos sobre la tarea 3, y así sucesivamente. Esto lo que va a hacer es que la tarea 1 la terminemos el día 13, la tarea 2 el día 14 y la tarea 3 el día 15. Esto sin considerar lo explicado en el párrafo anterior.

Entonces, cuando un cliente nos pide que arranquemos algo cuanto antes, mientras que tenemos otras cosas que estamos haciendo, lo que va a hacer es que entreguemos todo más tarde. No solo no le vamos a entregar antes, sino que estamos retrasando el resto de las cosas.

Conclusión

Antes de ponerte a hacer algo nuevo, pensaría, ¿Terminé las cosas que empecé? ¿Por qué estoy arrancando algo nuevo si todavía no terminé tal o cual cosa?.

Trabajar sobre muchas cosas al mismo tiempo reduce nuestro tiempo de entrega.

Limitar nuestro wip al mínimo posible va a hacer que estemos más enfocados en lo que hacemos, que lo hagamos mejor, y que entreguemos más rápido.

Entiendo que hay veces que es imposible limitar el wip a 1. Lo que buscaría es empezar a entender cual es hoy nuestro wip, e intentar de ir reduciéndolo hasta el punto que creamos que es el óptimo (por un tiempo, probablemente después cambie).

By: Gonzalo Amuchastegui Mayoral

Si te gusto nuestra nota, hace click acá.

Ver nuestra última nota — > MVP — ¿Qué es y por qué es tan importante?