Kanban, mejoremos continuamente

By: Evar Marro

Si ya conoces otros marcos de trabajo ágiles como, por ejemplo, scrum (la que más utilizamos en Amalgama) o si no estás familiarizado con esta forma de trabajo y te interesa aprender, verás que Kanban es una técnica muy sencilla de utilizar y que te puede traer grandes mejoras en el trabajo de tu equipo. A lo que tendremos la siguiente duda…

¿Qué es kanban?

Kanban es un conjunto de principios y técnicas muy popular en la industria del software, que también se puede utilizar en otros tipos de proyectos muy variados. Esto se puede atribuir a que se originó en Toyota, fábrica de automotores que poco tiene que ver con el software.

Se caracteriza principalmente por la representación visual y transparente del flujo de trabajo y es por lo que la gente principalmente lo conoce. La presentación mínima es la forma básica de “PENDIENTE”, “HACIENDO” y “FINALIZADO”, pudiendo agregar la cantidad de columnas que sea necesario para realizar el flujo de trabajo de la forma más natural, pero teniendo cuidado de no agregar columnas que no solo no agreguen valor, sino que también genere confusión y/o entorpezca el flujo.

¿Cuándo debería agregar o quitar una columna?

Eso depende en gran medida de cada equipo, en su forma de trabajo y de qué forma se sientan más cómodos. Lo que sí te puedo decir es que si una tarea “saltea” una columna, es muy probable que esa columna sea innecesaria.

Por el contrario, si una tarea queda varios días en una misma columna, es muy probable que esa columna en realidad podrían ser dos, evitando de esta manera acumular muchas tareas en una misma columna.

Esta técnica hace hincapié en la visibilidad constante del tablero y, por consiguiente, del proyecto en sí mismo, teniendo como uno de sus objetivos hacer que las prioridades queden ordenadas de manera que mientras más arriba del backlog esté la tarjeta, antes tendrá que ser tomada por algún miembro del equipo.

¿Qué beneficios obtengo al utilizarlo?

Una de las principales ventaja que observo, es que no se necesita definir roles, sino que cada miembro del equipo de trabajo, irá tomando tareas y las irán completando a lo largo de todo el flujo, para poder finalizarlas e incrementar el valor del producto inicial al que se lo estará mejorando de forma iterativa a través del tiempo. Esto ayuda a pensar al equipo como tal y a todos comprometidos en terminar la mayor cantidad de tareas posibles, en vez de pensar solamente en las que se me asignaron a mi sin importar cómo están los otros miembros

Existen también diferentes métricas que sirven para analizar la eficiencia del trabajo realizado y detectar dónde están las principales deficiencias. A su vez, ofrece un tablero de control efectivo para entender qué correcciones realizar para mejorarlas.

Las principales métricas Kanban son:

• Lead Time: es el tiempo que transcurre entre que una tarea es creada hasta que es resuelta.
• Cycle Time: es el tiempo que transcurre entre que se comienza a trabajar en una tarea hasta que es resuelta.
• Throughput: representa la cantidad de tareas resueltas en un período constante de tiempo.
• Wip Limit: es la cantidad de tareas en las que el equipo podrá estar trabajando en simultáneo. Existe un Límite global a todo el tablero y se pueden agregar límites correspondiente a sólo una determinada columna.

Al combinar los resultados de todas estas mediciones, podremos observar el estado del proyecto y del equipo, proyectar fechas de finalización del proyecto, detectar cuellos de botella, etc.

Como NO utilizar Kanban

No es recomendable usar Kanban en proyectos que no tienen un flujo de trabajo establecido.

Tampoco es beneficioso para el equipo que se cambien las prioridades de tareas que ya se comenzaron a trabajar, ya que esto generaría retrabajo, confusión y a la larga incrementos en los plazos de finalización.

Entonces, ¿Puedo usar Kanban en mi proyecto?

Este breve artículo no logra cubrir todos los detalles que hay que analizar para un uso eficiente, pero sí te puedo contar que al utilizar Kanban, tenemos la filosofía de “Empezar con lo que tengas ahora” y lo podrás ir mejorando con el paso del tiempo.

By: Evar Marro

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