Desmitificando → En scrum hay muchas reuniones, es ineficiente.

By: Gonzalo Amuchastegui Mayoral

Un poco de contexto

¿Quién no estuvo en una reunión y dijo “Qué pérdida de tiempo esta reunión”? Me imagino que no debo ser el único.

¿Por qué tenemos reuniones que no suman? ¿Son necesarias? ¿Solucionan conversaciones futuras?

Scrum, como framework ágil, establece una serie de reuniones, que denomina “eventos”. Hace mucho foco en quienes tienen que participar de dichas “reuniones”. Prácticamente propone que participe toda la gente involucrada en la ejecución del proyecto.

Esto suele ser muy difícil de aceptar para personas que vienen de estructuras tradicionales donde las decisiones se toman entre pocas personas. Scrum y la agilidad buscan romper con este tipo de estructuras e invitan a que todo participante tenga un rol activo en la toma de decisiones.

Volviendo a qué eventos propone Scrum, tenemos:

• Sprint Planning → se reúne todo el equipo para planificar qué van a hacer durante la iteración (1 a 4 semanas según cada equipo)
• Daily scrum → Se reúne el equipo de desarrollo durante 15 minutos todos los días para contar sus avances y contar en qué trabajarán ese día.
• Sprint review → Se reúne todo el equipo con el cliente para mostrar el resultado de la iteración
• Sprint retrospective → Se reúne todo el equipo para revisar que salió bien, qué salió mal, y los accionables para seguir mejorando.

Hay otros eventos que propone el framework Scrum, pero los anteriores son los que enmarca dentro de la scrum guide como eventos a ser desarrollados en ciertos momentos específicos.

Habiendo participado de muchos proyectos, siempre lidié con equipos que no quieren reunirse. Equipos que dicen:

• “Esta daily no hace falta”
• “¿Puedo no estar en la daily?”
• “¿Una retrospectiva?¿Para qué? Si ya sabemos qué hacemos mal”
• “¿Hace falta que vaya todo el equipo a presentar lo realizado en el sprint? Son 2 horas por cada persona que va a la reunión”
• “Esto es muy lento, podría estar produciendo en vez de estar reunido.”

¿Cuándo una reunión es innecesaria?

Es normal que sientas que algunas reuniones sería mejor ni tenerlas, o prefieras no participar.

Para darte cuenta si una reunión es innecesaria, lo primero que pensaría o preguntaría es si la reunión tiene un objetivo particular, o una agenda de temas a conversar. Hay veces que da la sensación de que la reunión es innecesaria porque se está durante un buen tiempo compartiendo opiniones y no llegando a ninguna conclusión.

Lo que suele faltar, generalmente, es metodología y compromiso hacia la misma.

¡A no desesperarse! Mientras el objetivo de la reunión sea compartir opiniones para que todos sepamos qué piensan los otros y llevarse como tarea traer una propuesta a otra reunión, está perfecto.

Entiendo también que a uno lo desespere el sentir que pierde tiempo productivo en reuniones sin sentido. Ahora bien, si las reuniones siguen una dinámica específica, y somos responsables y prolijos con las mismas (como las que propone scrum), nos van a dar la información que necesitamos para después hacer mejor nuestro trabajo y de manera más efectiva.

¿Cuáles son los beneficios de los eventos (reuniones) que define scrum?

Scrum define varios eventos. Cada uno tiene un objetivo particular como comenté más arriba. Ahora bien, ¿por qué son importantes?

Sprint planning → Ayuda a definir exactamente qué se espera de cada funcionalidad. Básicamente alinea expectativas entre las partes involucradas.

Daily scrum → Potencia la comunicación y alinea rápidamente al equipo productivo, ayuda a que se trabaje en lo más importante, y destraba dificultades que alguno del equipo esté teniendo.

Sprint review → Tener una reunión cada 2 semanas (podría ser de 1 a 4) para mostrar cosas terminadas, ayuda a que el equipo vaya entregando valor para poder aprender y poder re-priorizar funcionalidades de ser necesario, o hasta cambiar algo.

Sprint retrospective → Equipo que no se junta a ver qué cosas se hicieron bien y qué cosas se hicieron mal, en un período de tiempo, es un equipo que trabaja en piloto automático. Esta reunión ayuda a que el equipo mejore constantemente y también que haya transparencia entre las personas, mejorando así las relaciones.Es un momento clave en el que se definen accionables y responsables. De esta forma se puede hacer seguimiento así las cosas no quedan en simples ideas.

Conclusión

Hay cosas que son muy difíciles de explicar, hay que vivirlas para notar la diferencia.

Algunas personas, más allá que se les explique los beneficios, van a estar en contra de hacerlas.

¿Qué podemos hacer al respecto? Lo primero que haría es no desesperarme. Buscaría ir demostrando con empirismo.

Para esto, lo que se recomienda es ir armando reportes finalizado cada sprint, mostrando cómo venimos con el proyecto, qué mejoramos, qué empeoramos.

Yo intentaría hacer lo siguiente: No tener miedo a hacer algo que puede no salir bien. Creo que puede servirles para animarse a salir de la zona de confort, de mejorar, de innovar.

Y como mencioné más arriba, las reuniones (eventos), si tienen objetivos con dinámicas claras y transparentes, y somos responsables, nos van a llevar a resultados que nunca antes llegamos.

By: Gonzalo Amuchastegui Mayoral

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