6 desafíos a la hora de facilitar una actividad de Design Thinking
By: Abril Mihura
Facilitar actividades dentro del marco de las metodologías ágiles puede ser un trabajo muy divertido pero al mismo tiempo, desafiante.
Hace un año que entré a Amalgama para cumplir el rol de Scrum Master y facilitadora de Design Thinking, y desde el primer taller, amé todo lo que rodeaba mi rol: charlar con la gente, explicar, ayudar a completar actividades, resolver problemas a través de diferentes herramientas, y muchas cosas más.
Sin embargo, a medida que pasó el tiempo, también me fui encontrando con un montón de desafíos diferentes que hacían más complicada esta tarea.
- Lograr cumplir los tiempos propuestos. Este es quizás, uno de los mayores desafíos. Por eso, antes de comenzar un taller te recomiendo no sólo estimar el tiempo para cada herramienta, sino también comunicárselo a las personas que van a participar. Una buena idea es poner una alarma y que suene cuando el tiempo se cumplió, esto va a ayudar a los participantes a intentar terminar según lo planeado.
Además, en el caso de actividades largas, es muy útil comunicar cuando, por ejemplo, ya pasó la mitad del tiempo así pueden organizarse bien con lo que queda. - Que todo se convierta en una discusión constante. Esta es una de las principales razones por las cuales el tiempo suele extenderse. Entonces, ¿qué hacer? Primero que nada, siempre intentar llevarlos al objetivo central, preguntar “¿esto realmente nos acerca a lo que planteamos en un principio? ¿Es realmente necesario definir esto ahora?”.
Y por otro lado, anímate a interrumpirlos, a cortar las discusiones.
Un gran tip antes de comenzar cualquier taller es aclarar y pedir perdón por adelantado “quiero avisarles que tenemos un tiempo limitado y por eso si veo que se están extendiendo mucho sobre algo voy a tener que cortar la discusión, les pido perdón desde ahora, y no está de más aclarar que lo hago con el mayor de los respetos”. Listo. Piedra libre para silenciar a todos, sin miedo. - Que la gente no participe. También puede pasar el otro extremo, nadie, o algunas personas, no hablan. En este caso, suelen servir las actividades “icebrakers” antes de comenzar con el taller. Permiten conocerse, interactuar y descontracturar la situación.Sin embargo, ciertas personas puede que aún necesiten un empujoncito extra, por eso, esta bueno invitarlos a hablar en algunos momentos específicos, “Y vos Josesito, ¿te gustaría aportar algo?”
A pesar de esto, es fundamental aprender a trabajar los silencios, tampoco hay que tenerles tanto miedo, muchas veces pueden ser un puntapié para que justamente ciertas personas encuentren su momento para hablar. - Que todos comprendan las actividades: Es muy importante encontrar la manera de ser claro al explicar las actividades, principalmente si estás ante un público que no suele hacer ese tipo de ejercicios. Dar ejemplos, e incluso mostrarlos.
También sirve mucho haber bajado anteriormente ítems claves que hay que nombrar a la hora de contar una actividad, incluso si estás trabajando con una herramienta digital tipo Mural, Miró o Power Point, escribirlos al costado de la actividad para que cada uno lo relea cuando quiera. - Que las personas no “crean” en estas actividades: No es nada extraño encontrarse ante personas que digan “no entiendo para qué estamos haciendo esto”. Debemos intentar transmitir confianza en el proceso, decirles que para el éxito de lo que vamos a estar haciendo es importante que se dejen llevar, que hagan el esfuerzo de confiar en el proceso, y el mismo los sorprenderá.
Un cliente nuestro una vez dijo “En un momento pensé que estábamos haciendo cosas improvisadas, incluso parecían juegos de campamento, y fui gratamente sorprendido a ver lo efectivas que eran y cuánto nos ayudaban”. - La pandemia y las distancias. La realidad es que trabajar en un mismo espacio físico tiene una magia que es difícil de reemplazar, por eso es importante que al utilizar herramientas digitales intentes recrear de alguna manera este mismo ambiente. Buscar plataformas interactivas, que ayuden a la colaboración entre las personas. Para eso, es fundamental conocer las herramientas. Te invito a elegir alguna, e investigarla, entender cómo es la mejor manera de armar tableros, qué cosas te das cuenta que suceden en los talleres y anticiparse para evitar que sucedan en el siguiente. Por último, recordá planificar recreos, dejar que las personas corten por 10 o 15 minutos cada aprox. dos horas, permitirá que vuelvan a trabajar mucho más enfocados.
Practicar para aprender
Espero que estas recomendaciones puedan ayudarte en tu tarea de facilitar actividades. Sin embargo, no hay mejor receta que la práctica. Probablemente muchas (muchas) veces las cosas salgan mal, pero esos son los momentos en los que uno más aprende.
¡Exitos!
By: Abril Mihura
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